Руководство пользователя
В статье рассмотрены основные действия пользователя при работе с программным обеспечением для уборочных компаний FossLook Cleaning:
Общие настройки и вход в систему
Для настройки ПО зайдите в него при помощи программы администрирования, нажав ярлык:
Логин - Administrator, пароль - 123.
и создайте свою структуру организации. Для этого установите курсор на пункт меню "Подразделения" и выберите "Добавить подразделение".
Назовем нашу организацию Фирма "Чистота" и создадим сотрудников, работающих в ней, выбрав
"Создать сотрудника".
Следует учитывать, что это будут сотрудники, имеющие доступ к системе и работающие с ней.
Общее количество сотрудников, которое вы можете создать в системе, определяется
типом лицензии, которую
вы используете для платформы FossLook.
Так выглядит структура организации с двумя сотрудниками, созданная нами.
Более подробно о создании структуры организации вы сможете прочитать в статье
"Создание структуры организации".
Далее нам необходимо произвести региональные настройки. То есть, установить начальный день недели, величину
налога на добавленную стоимость и денежную единицу вашей страны. Для этого выберите библиотеку "Уборки" в меню
"Библиотеки документов", перейдите на закладку "Настройки" и произведите соответствующие настройки.
Осталось настроить шаблон для печати счетов, печатные формы которых будут отправляться вашим заказчикам.
Для этого в библиотеке "Уборки" на закладке "Библиотека" выберите
тип документа "Счет для заказчика" и откройте его на редактирование.
Перейдите на закладку "Шаблоны" выберите шаблон с именем "Счет" откройте его и
выберите "Редактировать шаблон".
Загрузиться Word, в окне которого нужно внести платежные реквизиты вашей организации.
Далее, сохраните все изменения в системе. Для более полного знакомства с шаблонами в FossLook
просмотрите статью
"Работа с шаблонами документов".
Теперь, когда система настроена и созданы сотрудники, имеющие к ней доступ, (более подробно о правах доступа можно посмотреть
здесь)
можно войти в систему от имени одного из них. Для этого запустите клиентскую программу
и введите логин и пароль, который вы вводили в момент создания сотрудника.
Учитывая, что все создаваемые сотрудники, по умолчанию, имеют полный доступ к системе, любой из них увидит
следующую структуру папок в своей корневой папке. Корневая папка имеет имя, совпадающее с полным именем сотрудника,
которое вводилось при его создании.
Создание карточки подрядчика
В качестве подрядчика могут выступать другие организации/физические лица, которые нанимаются вами для выполнения работ по
уборке для ваших заказчиков. Подрядчиком могут быть и сотрудники вашей фирмы, если в дальнейшем вы захотите учитывать их работы
по уборкам.
Для создания карточки подрядчика установите курсор на папку "Подрядчики" и нажмите "Создать". Карточку подрядчика можно создать и в момент
создания проекта.
Заполните все нужные вам поля в карточке документа. При этом в поле "Тип корреспондента"
внесите значение "Подрядчик".
а также заполните список контактных лиц на закладке "Контактные лица" карточки подрядчика.
Для физического лица или вашего сотрудника в поле "Наименование корреспондента" внесите ФИО физического лица.
В результате список всех подрядчиков будет находиться в вашей папке "Подрядчики".
Работа с карточкой заказчика
Все карточки заказчиков на выполнение работ по уборкам хранятся в папке "Заказчики".
Заказчиками могут быть как юридические так и физические лица.
Создание карточки
Для создания карточки заказчика установите курсор на папку "Заказчики" и нажмите "Создать".
Выберите поле наименование и нажмите
далее создайте карточку заказчика, по аналогии с
созданием карточки подрядчика.
В поле "Тип корреспондента" внесите значение "Заказчик". В принципе один и тот же
корреспондент может выступать как заказчиком, так и подрядчиком. В этом случае в поле
"Тип корреспондента" нужно внести два значения и "Заказчик" и "Подрядчик".
После заполнения данных на вашего заказчика и сохранения его карточки выберите запись о нем
из справочника двойным кликом мыши.
В результате вы получите документ "Заказчик" с соответствующими закладками, о которых мы поговорим ниже.
Кликнув правой клавишей мыши по значению поля "Наименование", вы сможете открыть карточку заказчика.
Фиксация переговоров с заказчиком
Для фиксации информации о всех переговорах с заказчиком существует закладка "Переговоры".
Нажав "Создать",
вы создадите соответствующую запись в закладке, заполнив документ "Переговоры".
Пример записей о переговорах в закладке "Переговоры" приведен ниже.
Переписка с заказчиком
Вся переписка по электронной почте с заказчиком может быть присоединена к карточке
в закладке "Переписка". Вы можете "Присоединить" уже отправленное или полученное письмо или
"Написать письмо" непосредственно из карточки документа.
Если письмо готовиться из карточки документа, то система автоматически предлагает в качестве адресатов
контактные лица этого заказчика.
Вид закладки с вложенными письмами представлен ниже.
Вложенные файлы
В закладку вложенные файлы можно добавить файлы любого типа, например, план уборки помещения
или фотографию директора заказчика. Содержимое файлов можно просматривать непосредственно
из карточки документа.
Создание проектов
Для создания проектов по уборкам предназначена закладка "Проекты".
У каждого заказчика может быть от одного до множества проектов.
Например, один проект - это работы по уборке офиса, а второй проект это
работы по уборке отдельно стоящего здания. Для создания нового проекта нажмите "Создать".
Каждый проект имеет свое наименование, за ним закреплен подрядчик, существует
адрес, по которому выполняется данный проект, и у него
есть начальные и конечные даты действия. Данные даты могут быть не заполнены -
тогда проект будет бессрочный.
В закладку "Контакты" проекта можно добавить контактные лица из списка контактных лиц
заказчика, которые непосредственно работают по данному проекту, нажав
Создание уборок
Каждый проект может иметь несколько "Уборок", каждая из которых может выполняться
по собственному расписанию. Список уборок сохраняется в закладке "Уборки" проекта.
Для создания уборки по проекту нажмите "Создать".
В результате получите форму для выбора типа уборки. Периодические уборки - это
уборки, работы по которым выполняются с определенной периодичностью, например,
по понедельникам, средам и пятницам каждую неделю месяца. Это, например, может быть влажная уборка помещений.
Одноразовая уборка выполняется один раз, в определенное время, например, это чистка мебели.
Выбрав тип уборки "Периодическая", заполните ее параметры.
Подробнее о назначении каждого поля "Уборки"
можно посмотреть здесь.
Для одноразовой уборки заполните нужные параметры в карточке выбора типа уборки.
Генерация работ
Для периодической уборки нужно сгенерировать работы по ее выполнению. Для этого, после сохранения карточки "Уборки"
перейдите на закладку "Расписание работ" и выберите пункт "Генерация работ".
Выберите период, на который генерируется расписание работ,
установите время выполнения работы, если есть такая необходимость, или
укажите "Взять время за предыдущий месяц". В этом случае работы будут сгенерированы
таким образом, что время их выполнения в текущем месяце будет таким же по дням недели,
как и в предыдущем месяце.
После запуска генерации вы получите расписание работ на заданный промежуток времени с
учетом параметров выполнения уборки. При генерации работ следует учитывать, что можно
сгенерировать работы только на промежуток времени, входящий в интервал "Начальная дата"
и "Конечная дата" уборки.
При генерации расписания работ, работы не повторяются, но если вам необходимо сгенерировать
несколько работ на один день, то нужно изменить параметр время и вновь запустить генреацию.
В этом случае расписание будет выглядеть так.
В папке "Работы" отображаются все работы, для всех заказчиков, сгенерированные
по всем проектам.
Используя преднастроенные
настройки представления вида папки,
можно выбрать работы за определенный промежуток времени.
Генерация счетов для заказчиков
Для генерации счета необходимо перейти на закладку "Счета" и выбрать пункт меню "Создание счета".
Выберите проекты этого заказчика, по которым будет генерироваться счет, и период, за который будет сгенерирован счет.
В результате система сгенерирует счет, в который будут включены все работы по соответствующим проектам за указанный период.
Поле "Статус" работы, включенной в счет, будет изменено из состояния "Новая" на состояние "Включена в счет".
В момент генерации счета его поле "Статус" устанавливается в значение "Создан".
Номер счета и его дата генерируется автоматически, но их можно изменить вручную.
Подробнее о полях в счете можно посмотреть здесь.
Выбрав пункт меню "Печать" на счете,
можно получить его печатную форму.
Согласование счета
При необходимости, перед отправкой счета заказчику его можно согласовать внутри собственной организации,
используя возможности
совместной работы с документами платформы FossLook.
Для этого нужно выбрать пункт меню "Отправить по маршруту" и задать режим "На согласование".
В результате вы получите маршрут согласования счета.
Отправка счета по E-mail
Печатную форму счета можно распечатать. Ее же можно отправить по E-mail непосредственно из
карточки счета. Для этого на закладке "Вложенные файлы" счета выберите пункт меню "Вставка шаблона".
В карточку счета будет добавлен вложенный файл, содержащий счет и,
перейдя на закладку "Переписка", можно отправить его заказчику, выбрав пункт меню "Написать письмо".
Ваше письмо будет сформировано в автоматическом режиме, отправлено получателю и присоединено к карточке счета
в закладке "Переписка".
После отправки счета заказчику поле "Статус" в счете нужно изменить на значение "Отправлен".
Отметка об оплате счета
После оплаты счета необходимо изменить поле "Статус" на "Оплачен" и установить дату оплаты счета.
Все работы, включенные в счет, статус которого установлен как "Оплачен", также приобретают статус "Оплачена".
Примеры использования возможностей платформы FossLook
В этом разделе статьи мы приведем несколько примеров использования возможностей платформы FossLook для расширения
функциональности решения FossLook Cleaning. С полным перечнем возможностей платформы FossLook вы можете ознакомиться
здесь.
Выбор работ по подрядчикам
Например, используя функцию поиска, вы можете выбрать перечень всех работ, выполняемых отдельным подрядчиком для всех заказчиков.
Создание виртуальной папки с неоплаченными счетами
Для отслеживания отправленных заказчику, но не оплаченных счетов, создадим виртуальную папку с именем
"Неоплаченные счета". Для этого установите курсор на папку "Счета", кликните правой клавишей мыши
и выберите "Создать"
Введите имя папки и сохраните ее.
В результате в папке "Счета" будет создана соответствующая подпапка. Теперь необходимо ее настроить
таким образом, чтобы в ней отображались счета, отправленные заказчику но не оплаченные ним. Для этого перейдите в режим расширенного
поиска нажав 
Взведите чекбокс "Виртуальная папка". Назначьте условия отбора документов, указав, что нужно отбирать
документы, где поле "Дата оплаты счета" - "Отсутствует", а поле "Статус" равно "Отправлен". Эти
поля объединены по "И". Выберите в качестве источника данных папку "Счета" и нажмите
Таким образом в нашей папке "Неоплаченные счета"
будут отображаться только те счета, которые отправлены заказчику, но у них не установлено поле "Дата оплаты счета",
что позволит легко контролировать задержку с оплатой менеджеру фирмы.
